Come organizzare il tempo: le 3 semplici regole fondamentali da non violare MAI (se non vuoi finire seriamente nei guai)

Sapere come organizzare il tempo è una delle abilità fondamentali delle persone di successo. Serve sapere come fare, farlo molto bene e soprattutto continuare a farlo senza sosta. E’ un pò come stare a dieta: se stai sempre a dieta per il tempo che serve, arriverai al risultato. Se ti concedi uno sgarro di qua, una tentazione di là e una consolazione ogni tanto, sei spacciato.

Più tempo = Più stress (?!)

Non è un errore, è proprio così: se anche avessi più tempo a tua disposizione, con ogni probabilità saresti anche molto più stressato. Questo è un dato di fatto che solo pochi sanno e ancora meno usano a proprio vantaggio. Tu, sarai presto uno di questi pochissimi. Ma facciamo un passo alla volta.

disordinePensaci. Ti è mai capitato di traslocare in uno spazio più ampio? Magari è andato via il tuo coinquilino o si è sposato tuo fratello e ti ritrovi con il doppio dello spazio a disposizione. Oppure hai cambiato ufficio o anche semplicemente ti sei comprato una scrivania più grande o una libreria in più.

Inizialmente ti sembra di avere tantissimo più spazio a disposizione, ti senti comodo e largo. Dopo qualche tempo però, settimane o anche solo giorni, tutto quello spazio più grande è stato di nuovo invaso completamente e cominci, esattamente come prima, a sentirti stretto.

Cosa è successo? Semplice: senza una gestione consapevole da parte tua dei tuoi spazi, la situazione è uscita dal tuo controllo.

Il mondo va veloce, lo sai. Sempre più spesso ti capiterà di arrivare alla fine di una giornata intensa, guardare l’orologio e pensare: “Di già?! Una volta queste 24 ore duravano di più…”.

C’è chi ha definito la velocità “l’ossessione del ventunesimo secolo”. Ossessione o meno, sta di fatto che essere lenti oggi può diventare un handicap molto grave nella tua strada verso il successo. Non puoi permetterti di essere lento sul lavoro, non puoi permetterti di essere lento ad acquisire nuove informazioni, non puoi permetterti di essere lento ad imparare una lingua straniera. Ci sono tantissime cose da fare, le devi fare tutte…e bene. Altrimenti resti indietro.

Una volta conoscere l’inglese significava essere avvantaggiato, oggi se non lo conosci hai una marcia in meno.

Fino a 15 anni fa avere il diploma significava avere certezze nel mondo del lavoro, oggi la laurea non basta a darti le stesse certezze.

Formarsi continuamente è un requisito indispensabile per il successo oggi.

La qualità è l’unica garanzia a nostra disposizione nel mondo competitivo e globalizzato in cui viviamo.

Ma formarsi richiede tempo. Lavorare richiede tempo. Fare riunioni richiede tempo. Andare in palestra richiede tempo. Stare con la tua famiglia, o andare in giro per cercare qualcuno con cui crearne una, richiede tempo.

Tutto richiede tempo.

E così sempre più spesso ti ritrovi con mille impegni che si accumulano, ti stressi a morte, la qualità ne risente e finisci per privarti di cose importanti. C’è chi rinuncia allo sport, chi a studiare perchè deve lavorare, chi a lavorare perchè deve studiare, chi ad una vita sociale decente. Fatto sta che tutti prima o poi, sempre più spesso, si trovano a dover “tagliare qualcosa” per riuscire a fare tutto il resto.

In effetti se ci pensi, il tempo è la nostra risorsa più importante. Non solo, è l’unica risorsa che non si rigenera. Il tempo che utilizziamo, qualunque sia il modo in cui lo facciamo, è andato per sempre.

Nonostante questo, avere a disposizione più tempo non è la risposta che cerchi. Uno degli errori più comuni infatti è credere che, se non riesci a fare tutto quello che vorresti, è perchè non hai abbastanza tempo.

Niente di più sbagliato.

Il problema non è il mondo che va troppo veloce, è che noi non abbiamo gli strumenti per stargli dietro. Velocità e qualità possono andare perfettamente d’accordo. Siamo noi che non sappiamo come fare.

Anche ammesso che tu potessi disporre di giornate da 72 ore, non risolveresti il tuo problema di mancanza di tempo: se avessi più tempo avresti solo più motivi di stressarti e, paradossalmente, finiresti per sprecarne di più. Avere più tempo senza sapere come gestirlo in modo intelligente è assolutamente inutile.

Il vero motivo per cui in questo momento senti di avere troppo poco tempo a tua disposizione è perchè ti stai muovendo come una nave senza direzione precisa, in balia del vento e delle maree, fra urgenze, distrazioni e richieste dell’ultimo minuto.

Per fortuna l’antidoto c’è ed è, tutto sommato, semplice.

Se vuoi essere il re del come organizzare il tempo, se vuoi essere tu a comandare il tempo e non il contrario, hai 3 semplici regole da seguire sempre:

1. Svuota i buffer.

La maggior parte di noi, non avendo mai imparato come gestire il tempo nè gli impegni in modo organizzato, ha milioni di flash in testa “Ah, devo pagare quella cosa entro il 10”, “Ho da consegnare quella cosa entro mercoledì”, “Devo portare il cane dal veterinario assolutamente entro fine mese” e via dicendo. Di questi files, ognuno di noi nel proprio cervello ne ha a milioni.

Il nostro cervello è come un computer, ha uno spazio limitato a disposizione per processare i dati. Anche se sei un campione di memoria perchè sei un allievo provetto del nostro #Genioin21Giorni, hai comunque uno spazio limitato a disposizione per gestire i tuoi files mentali. Molto più grande, ma limitato comunque.

Se ti limiti a tenerli in mente o scrivere post-it e promemoria in giro ovunque, il tuo cervello continuerà a tenere parte della sua attenzione su di loro, come un giocoliere con i suoi birilli da tenere in equilibrio. E questo genera uno stress micidiale, oltre che totalmente inutile.

Soluzione: periodicamente – una volta alla settimana o meglio ancora una volta al giorno – siediti davanti ad un foglio bianco e “scarica il buffer” della tua memoria. In pratica, scrivi tutte le cose che devi fare e che ti girano nella testa, senza un criterio o un ordine, proprio come se stessi tirando fuori tutto quello che hai nel portafogli. Metterai ordine più tardi, ora scrivi tutto, è importantissimo. 

2. Diventa uno sceriffo implacabile.

Guardare la mail 12 volte ogni ora, rispondere ad ogni messaggino che ti arriva sul cellulare, fumare una sigaretta sono tutte dannosissime perdite di tempo. Devi diventare uno sceriffo implacabile e farle fuori tutte! Col che non significa che non farai mai pausa, anzi. Però, con il nostro metodo, quando fai pausa, fai pausa.

Ma soprattutto, smetti di rimandare!

Rimandare, procastinare, posticipare: questo è l’unico tipo di errore che devi solennemente giurare di non fare mai più.Fare le cose nel momento in cui capiamo di doverle fare porta infiniti vantaggi. Di tempo, chiaramente, ma anche di risultato.

Immagina di dover rispondere a un sms. Non lo fai subito e così intanto tieni impegnata inutilmente parte della tua memoria per tenere attivo il file “rispondere al messaggio”. Se riesci non dimenticartene dovrai in un secondo momento riprendere il cellulare in mano, rileggere il messaggio perchè non lo ricordi bene e rispondere.

Pensa se quel messaggio fosse stato di qualcuno, che ti cercava per affidarti un lavoro e invece ha scelto un’altra persona perchè non gli hai risposto per tempo! Meglio imparare a smettere di procastinare.

Ecco tre principali strategie per iniziare a perdere questa pessima abitudine.

  1. Pensiero VS Azione. A volte ci soffermiamo troppo tempo a pensare:”lo faccio o no? lo faccio così o cosà? Ma forse è meglio un altro momento…”. Il peggior killer della procrastinazione è l’azione! Se perdi troppo tempo a programmare l’azione in modo che sia perfetta, non la farai più. E “non fatta” è peggio che “mal fatta”. Quindi, agisci (e ripassati il paragrafo sul prendere scelte velocemente).
  2. Inizia col primo passo. Non preoccuparti di vedere tutta la scala, sali il primo gradino. Va benissimo programmare tutte le cose da fare. Va meno bene quando dovresti iniziare a fare qualcosa e invece sei ancora impegnato a programmare come farlo. Per intenderci se passi 2 ore a programmare un lavoro e 1 ora a realizzarlo potrebbe non essere produttivo abbastanza.
  3. Inizia dal difficile. In un qualsiasi percorso ci sono cose da fare, alcune più facili e altre più difficili. Se parti dalle cose semplici potresti cadere nel pensiero:”Oh no, mi manca ancora quella cosa da fare…che pizza!”. Se invece inizi dal difficile il pensiero potrebbe essere: “Finito questo il grosso è fatto!” Quindi non rimandare, parti dalle cose che ti sembrano più faticose e sii determinato fino alla fine.

3. Usa un Master Plan.

Questo è il punto fondamentale e determinante di tutto il sistema. Devi sapere con chiarezza quali sono i tuoi obiettivi – lavorativi, personali, finanziari, ecc. -, trasformarli in un piano d’azione concreto per raggiungerli e distribuirli in modo attento e ragionato su un orizzonte temporale. 

Nel nostro corso “Genio in 21 Giorni”, dedichiamo una parte importante al Master Plan, lo strumento concreto con cui tradurre i tuoi obiettivi in piano d’azione.

PRINCIPI BASE PER LA REDAZIONE DEL MASTER PLAN

L’obiettivo di questa tecnica è quello di prendere ciò che devi fare, il tuo tempo a disposizione e “mixare” le due cose. Ecco come procedere:

  1. Definisci il tempo. Scegli se vuoi organizzare la tua settimana o il tuo mese (Il Master Plan può essere settimanale, mensile o addirittura semestrale). Poi definisci che impegni hai in quel periodo e conta quanto tempo hai a disposizione ogni giorno.
  2. Quantifica il tuo obiettivo. Fatto questo, stila la lista delle cose che devi fare per arrivare a quel risultato. Più sarai specifico, più il tuo Master Plan sarà efficace.
  3. Cosa fare e quando farlo. È il momento di decidere, per ogni giorno, cosa dovrai fare affinché tu raggiunga l’obiettivo.  Dividi il tuo obiettivo complessivo per 6, suddividendo le attività necessarie nell’arco della settimana  In questo modo avrai sempre ben chiaro quale sarà il tuo micro-obiettivo giornaliero.
  4. Il settimo giorno. Se hai prestato attenzione ai calcoli avrai notato che ti abbiamo chiesto di dividere per 6 e non diviso 7. Perché? Perché un giorno a settimana sarà riposo! Questo modo di procedere ti da un duplice vantaggio. Nel caso in cui tu abbia fatto tutto, potrai veramente riposarti. Nel caso invece di un imprevisto capitato in settimana (una febbre che ti costringe a letto per esempio), hai ancora un giorno per recuperare.
  5. La motivazione. Una volta capito cosa fare devi assicurarti di mantenere sempre alta la voglia di fare quello che ti sei prefissati ogni giorno. Ecco perché a questo punto girerai il foglio e scriverai 20 motivi per cui hai scelto quell’obiettivo. Ovviamente, essendo qualcosa che ti deve motivare deve essere positivo e propositivo. Da escludere fra i motivi cose tipo “perchè mi tocca”, “perchè devo”… Se così ti verrebbe voglia di scrivere c’è qualcosa da rivedere sul fronte degli obiettivi!
    Scrivi con impegno questa lista, sarà la prima cosa che leggerai ogni giorno fino al raggiungimento del tuo obiettivo, la tua “benzina” per affrontare ogni momento difficile e ogni resistenza che inevitabilmente arriveranno.

Questa strategia, se applicata, ti da vantaggi enormi: sai sempre a che punto sei rispetto al tuo obiettivo, sei sempre motivato a fare e sei molto più tranquillo perchè hai la sensazione di avere la situazione perfettamente sotto controllo, consapevole di aver fatto tutto quello che era necessario fare.

La cosa fondamentale che devi, in ogni caso assolutamente mettere nella tua vita ORA è che imparare come gestire il tuo tempo, sapere come organizzare il tempo delle tue giornate e i tuoi impegni non è un’opzione, ma un’esigenza fondamentale se vuoi vivere una vita felice e di successo!

contatta ora la sede

Lascia un commento